SF大会に対するゲスト（招待者）の思い入れは、そもそも年代によって異なってくる。第1世代、SF大会を自ら立ち上げてきた世代の人たちにとって、自分自身大会スタッフOBなので、よほど対応が悪くない限りSF大会には協力してもらえた。たとえば、DAICON5当時では、手塚治虫、矢野徹、小松左京、眉村卓、豊田有恒といった世代の方々である。

　けれど、年代ギャップが広がり、やがて作家もSF大会の単なる参加者だった世代、そもそも興味もない世代になると、参加協力を募ること自体難しくなってくる。SF大会は、ほとんどの場合、出演料など用意できない。できないが、「SF大会は無償参加が当たり前」、「ゲストは企画にできる限り協力する」、という根本的なコンセンサスに理解がなければ、さまざまな不都合が生じる。主催者、ゲスト、参加者にも、ここのところを誤解している人が多いだろうから、明確にさせておかねばならない。つまり、SF大会は（プロの好意だけで成り立っている）“ファンサービス”ではない。相互関係なのである。主催者（ファン）は会場と企画を用意し、出演者（プロ）は内容を満たすよう努力する。 ショー型でも、分科会型でも、この点は不変である。作家とファンとが一体となって支えてきた、ＳＦ大会の歴史的経緯に基づく原則である。

　とはいえ、いかに原則を振りかざしても、誰も聞いてくれなければ意味はない。無償である以上、義務も伴わない。従って、数回に及ぶ挨拶状、依頼状、確認等の手続きが必要になる。DAICON5の招待者は179名（ゲストと同伴者を含む）に及ぶ。それぞれの動向を絶えずウォッチする役割のために、企画部門、ゲスト部門で専任者が必要だった（注1）。

ゲスト向け招待状、挨拶状などの公式文書
招待状の日付（開催日）を間違えて印刷し、詫び状を再送付する騒ぎもあった。この他に、同伴者（家族）の確認、滞在期間、宿泊希望の確認、（企画を依頼した場合）打ち合わせの段取り、7月末頃には最終参加意思の確認等の段階を踏む。
ゲスト事件簿
ゲスト状況の変化に合わせて発行した整理書面。

当日のゲスト受け入れ表
ゲスト数が多く、来場の形態もさまざまなので分類整理したもの。
ゲスト別タイムテーブル
ゲスト1人1人の一日の予定が書かれたテーブル、ゲスト各自に渡されたほか、企画担当者も使用する。 当時は参加者管理のみでＰＣは手一杯であり、ゲストのデータベース化はされていないため、台帳から写し取っての手書き。